Qu’est ce que FRILQUÉBEC ?
FRILQUÉBEC est né de mon expérience en tant qu’encodeur pour le système TD-SYNERGY, c’est-à-dire la préparation des étiquettes pour les analyses de laboratoire qu’elles soient sanguines, urinaires, de selles ou autres, et ce , à partir des prescriptions rédigées par des médecins, pharmaciens, sage femme ou infirmières praticiennes (prescripteurs).
Quand j’ai commencé à ‘encoder’, il y a près de deux ans, j’ai rencontré un tas d’incohérences entre les demandes des prescripteurs et les termes utilisés par les laboratoires.
On m’a demandé à l’époque de répertorier ces incohérences, comme par exemple, la demande intitulée ‘DCA’, alors que le bon code pour imprimer l’étiquette et que le laboratoire fasse le bon travail est ‘URINE’.
Nous avons commencé à ce moment à nous faire des photocopies de ces demandes incohérentes et de souligner en jaune les erreurs ou demandes mal codées. Peu de temps après, notre cahier de photocopies bariolées en jaune est devenu absolument ‘intravaillable’, à cause du nombre de ces incohérences. La base de données de GUSTAV du CHU de Québec nous aidait à trouver les bons codes, mais nous devions nous y référer à l’aide d’une page WEB et certaines expressions utilisées par les prescripteurs. Il arrivait et il arrive toujours que des expressions utilisées par les prescripteurs soient complètement absentes de la page d’information de GUSTAV.
J’ai donc eu l’idée de faire un fichier Excel dans lequel j’ai répertorié ces incohérences et expressions en indiquant les bons codes requis par le laboratoire. Voici des exemples :
| Nom rencontré sur prescription | Code requis par le labo | Note | Type de prélèvement |
| BUN | UREE | BUN = ancient terme | Sang |
| DCA | URINE | DCA = non utilisé | Urine |
| TIBC | BFER | BFER inclut transférine, ferritine, fixation du fer | Sang |
En très peu de temps, mon tableau a pris des proportions insoupçonnées : aujourd’hui, mon tableau a près de 1000 lignes !!
Avec cette petite expérience et beaucoup de recherche, je me suis aperçu qu’il n’existe pas de formulaire uniformisé pour les prescripteurs. Ceux qui existent sont du type PDF à imprimer avec des cases à cocher et des informations tout à fait inutiles pour les encodeurs, du moins les encodeurs des points de services locaux des CIUSSS. Nous recevons souvent des demandes d’analyses rédigées à la main, avec la super typographie plus ou moins lisible des prescripteurs, sur de très simples formulaires habituels de prescription.
Voici deux exemples de demande réelle acheminée à une clinique :
Évidemment ce sont des exemples extrêmes mais réels.
Comme il existe probablement plus de 4 à 500 types d’analyse, il est absolument impossible de faire un formulaire avec cases à cocher qui pourrait couvrir toutes ces analyses.
Une clinique que je ne nommerai pas a pourtant un formulaire recto-verso qui a plus de 150 cases à cocher. Elles sont tellement petites que les encodeurs ont de la difficulté à repérer les analyses requises par le prescripteur. Si le formulaire a été photocopié ou photographié et réduit, la tâche est quasi impossible. Et le formulaire en plus comporte des mauvais codes….
Parfois même des formulaires officiels venant des CHU de la province sont erronés… !!! Par exemple, le formulaire dit de Routine 1 du CHU de Québec des femmes enceintes comprend 3 erreurs…
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J’ai donc eu l’idée d’élaborer un formulaire avec menu déroulant comprenant près de 1000 choix et d’expressions erronées, mais qui indique automatiquement le bon code requis par le laboratoire sur la colonne à côté du choix du prescripteur, ainsi qu’une très brève description de l’analyse.
Voici un exemple du fichier généré :
Comme c’est un fichier PDF, il peut être sauvé dans le dossier électronique du patient, imprimé, envoyé par courrier électronique au patient ou à la clinique de prélèvement. La base de données actuelle est conforme à 98-99% à celle de GUSTAV du CHU de Québec.
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Au premier adhérent à mon ‘système’, j’accorde la gratuité pour un certain temps, étant donné que je ne peux couvrir tous les aspects d’un tel dossier et que l’adhésion sera faite sur une base expérimentale.
Vous n’avez qu’à me contacter au [email protected]